Комплексная автоматизация продуктовых магазинов формата «у дома»

В условиях увеличивающейся конкуренции на рынке розничной торговли, магазины вынуждены искать средства повышения эффективности бизнеса: улучшать уровень обслуживания и качество ассортимента, прибегать к применению дисконтных схем, предоставлять дополнительные услуги. Внедрение автоматизации учёта деятельности предприятия - одно из основных условий повышения эффективности бизнеса! Использование систем штрихкодирования - это уменьшение роли "человеческого фактора", контроль за деятельностью сотрудников, учёт движения товара, анализ информации о продажах (сокращение складских запасов, решение вопросов, возникающих вследствие пересортицы и порчи товара и пр.), повышение культуры обслуживания (повышение скорости обслуживания клиентов, введение различных схем лояльности покупателей), а также бухгалтерский и налоговый учёт. Многочисленные удобства и преимущества, которые автоматизация даёт не только Вашему бизнесу, но и клиентам, свидетельствуют о том, что средства, вложенные в развитие торгового предприятия, несоизмеримы с постоянными потерями в результате воровства, порчи товара и ряда других проблем учёта и управления персоналом. В основной массе к магазинам формата «у дома» относятся продуктовые магазины самообслуживания или традиционной формы торговли с ограниченным предложением товара (до 5-8 тыс. наименований) и небольшой торговой площадью (до 100-150 кв.м.) Задача магазина «у дома» - обеспечение текущих потребностей живущих рядом с ними покупателей. Ассортимент такого магазина должен быть максимально сбалансированным и состоять из товаров повседневного спроса, поскольку покупки "рядом с домом" совершаются ежедневно и включают в себя наиболее необходимые для повседневной жизни товары. Конечно, экономическая эффективность наиболее выгодна в магазинах самообслуживания. При переходе от прилавка к самообслуживанию товарооборот увеличивается от десятков процентов до нескольких раз. Это происходит благодаря целому комплексу причин. Прежде всего, благодаря увеличению ассортимента и его непосредственному представлению товаров в торговом зале. Если в прилавочном магазине на витрине выставлено небольшое количество товаров, и все они находятся вне непосредственного доступа покупателя, то в магазине самообслуживания покупатель может взять товар в руки, рассмотреть, прочесть информацию на этикетке - изучить весь представленный товар. Это способствует значительному росту товарооборота только за счет психологического момента. Покупатель в результате, зайдя за единственной покупкой и пройдясь по торговому залу, приобретает то, что он и не думал покупать, но что попалось ему на глаза и приглянулось. Если в прилавочном магазине весь товар располагается только по периметру магазина - за прилавком, а середина помещения занята очередями покупателей и пустым пространством, то в магазине самообслуживания все площади, включая кассовую зону, отведены под представление товара. Кроме того, в прилавочном магазине значительную площадь должны занимать складские помещения. В магазине самообслуживания место под склад намного меньше. Как правило, это промежуточная зона приемки на дебаркадере, откуда товар поступает непосредственно в торговый зал. Более правильное, рациональное использование площадей позволяет кардинально увеличить ассортимент. Это привлекает дополнительных покупателей и приводит к росту оборота. Увеличение товарооборота дает возможность снижать торговую наценку, что в свою очередь опять же способствует привлечению покупателей. Если в прилавочном магазине продавец являлся одновременно консультантом, сортировщиком товара, кассиром, учетчиком и охранником, то в формате самообслуживания происходит специализация работников: служба безопасности следит, чтобы не было воровства, кассир пробивает товар, подсобные рабочие сортируют товар и расставляют его в зале - все это приводит к интенсификации работы, что способствует высокой производительности. Улучшается и интенсифицируется учет товара. В прилавочном магазине каждый продавец должен следить за вверенным ему товаром и регулярно проводить довольно трудоемкую инвентаризацию, чтобы контролировать остатки. В магазине самообслуживания за счет автоматизации товародвижения информация о проданном товаре и об объемах остатков поступает сразу же или, по крайней мере, к концу рабочей смены. И даже если необходимо провести инвентаризацию, при использовании информационных технологий она проходит намного быстрее. Автоматизация учета и продаж товара приводит к более быстрому и качественному обслуживанию покупателей, что также увеличивает товарооборот. Единственный значительный минус магазина самообслуживания - покупатель оказывается наедине с товаром. Он может что-то украсть и вынести, съесть или выпить непосредственно в зале, кроме того, продавец может сделать попытку украсть что-либо, свалив все на гипотетических воров-покупателей. Впрочем, для борьбы с этим существует достаточно много средств - от использования технического оборудования для контроля покупателей и персонала до применения человеческих ресурсов - службы охраны. При резком увеличении оборота в магазине потери становятся почти несоизмеримыми в сравнении с прибылью. Все зависит от того, какой уровень потерь считает для себя приемлемым собственник магазина. Для кого-то и 4% - нормальная цифра, для кого-то 0,5% - верхний предел. В зависимости от этого и ведется борьба с воровством. Кому выгодны суммовые кассы?Прилавочные магазины, оборудованные суммовыми кассами, фиксирующими только стоимость покупки, открывают простор для произвола персонала и управляющих. Поскольку никак не фиксируется информация о том, какой товар продается, это дает возможность реализовывать через такой магазин контрафактную и некачественную продукцию - хоть испорченную рыбу, хоть «паленый» алкоголь. Таким образом, такой магазин дает практически неограниченные возможности ведения «непрозрачного» бизнеса. Самый оптимальный вариант - внедрение системы автоматизации вместе с переоборудованием прилавочного магазина в формат самообслуживания.Самообслуживание - это другое отношение к товару, цене, персоналу, покупателю, поставщику товара. Благодаря системе автоматизации каждая покупка фиксируется отдельно, поэтому минимально сокращена возможность нечестного манипулирования ассортиментом. При этом, установление цены на товар и контроль за ценой, благодаря единой торговой системе, переходит от продавца в верхнее управляющее звено, и какая-либо манипуляция с ценой оказывается недоступной для младшего обслуживающего персонала магазина. Работник подсобных помещений принимает и фасует товар, работник торгового зала его расставляет, кассир считывает штрих-код. Это делает товарооборот такого магазина «прозрачным», что важно не только для налоговых органов, но и для собственника. Поэтому неудивительно, что сети образуются только из автоматизированных магазинов самообслуживания, иначе при большом количестве магазинов собственники или акционеры не смогли бы контролировать то, что происходит у них в торговых точках. А благодаря единой торговой системе, они такую возможность имеют. Безусловно, кассир может пытаться заработать дополнительно денег помимо зарплаты. Например, наклеив на дорогую бутылку штрих-код от дешевого пива или, наоборот, просканировав дорогую покупку покупателя как имеющую низкую цену, и разницу положить к себе в карман. Но такие случаи отслеживаются, и с ними всегда можно бороться. Автоматизация процессов учета и продаж в магазине влияет не только на прозрачность бизнеса, но и выводит его на совершенно другой уровень. Знание о каждой покупке - когда она произошла, сколько было продано товара, что реализуется лучше, а что хуже - позволяет установить обратную связь с покупателем, с потребительским рынком. Становятся явными любые колебания спроса: какой товар наиболее востребован, в какое время, в какой упаковке, и по какой цене. Получив информацию о среднем чеке, магазин может проводить более точную ценовую политику. Поняв, какой покупатель приходит в магазин, богатый или бедный, компания сможет правильно себя позиционировать - как дискаунтер или как супермаркет. Можно получать информацию о том, насколько эффективны те или иные маркетинговые акции, увеличивают они объемы продаж продвигаемой продукции или нет. Система автоматизации позволяет изменить также характер взаимоотношений с поставщиком товара. Она помогает отработать логистику поставок, поскольку дает информацию о том, как быстро реализуется товар и как часто его надо привозить поставщику, что приводит, с одной стороны, к оптимизации использования места под хранение продаваемых продуктов, а также минимизирует потери из-за превышения срока хранения. Знание того, какой товар лучше продается, может влиять на ход переговоров с поставщиком. Если товар продается редко, то можно отказаться от услуг поставщика, либо же увеличить срок отсрочки оплаты. План переоборудованияПриступая к переоборудованию прилавочного магазина в магазин самообслуживания, нередко сначала задумываются о дизайне, покупке новых стеллажей и только потом об автоматизации объекта, финансируя его по остаточному принципу, тогда как надо сперва понять, каким образом будет автоматизирована работа магазина, осуществить это и только потом заниматься отделкой. Иначе бывают случаи, когда в ходе реконструкции кладут плитку на пол, потом ее приходится долбить, чтобы проложить кабели для создания сети, и укладывать плитку еще раз. Переделать можно прилавочный магазин практически любой площади, при умелом подходе можно грамотно использовать и 50 кв. м, но надо помнить, что бывшие складские помещения переоборудуются в торговый зал. Обычно, чтобы переделать прилавочный магазин в формат самообслуживания, требуется площадь не менее 200 кв. м. Необходимое количество POS-терминалов рассчитывается так: на каждые 100 кв. м торговой площади магазина - один POS-терминал, Но надо помнить, что наиболее оптимальная очередь в торговом зале, чтобы покупатель не пошел в другой расположенный поблизости магазин, - не более 5 человек к каждой кассе.Поэтому, если магазин находится на проходном месте, имеет смысл приобрести и большее количество касс. Кроме того, компания должна всегда помнить, что существуют такие пиковые нагрузки, как праздники (например, Новый Год), когда поток покупателей значительно возрастает, и поэтому необходимо иметь 1 или 2 дополнительных POS-терминала.Обычно на автоматизацию магазина самообслуживания уходит 5-10% всего объема инвестиций в реконструкцию. Но все зависит также от желаний собственника. Хочет он приобрести дорогое, но и красивое оборудование или достаточно более дешевых касс? Большая ли площадь магазина и сколько сотрудников надо обучить? При этом всегда можно минимизировать издержки. Например, можно переходить от прилавка к самообслуживанию в несколько этапов. Часть магазина может находиться на реконструкции, тогда как остальные отделы работают. И так за несколько "шагов" весь магазин может перейти на новую форму обслуживания. В результате магазин во время реконструкции закрывается всего на пару дней. Как правильно выбрать программное обеспечениеОтдельные вопросы: какую торговую систему использовать? Разрабатывать собственную или же купить у IT-компании? С одной стороны, когда компания создает для себя собственную программу, это дает возможность выстраивать ее под непосредственные нужды магазина или сети и в случае необходимости всегда имеется возможность переделать ее под свои потребности. Поэтому очень часто по такому пути идут те компании, у которых очень специфический ассортимент, или которые занимают особую нишу. Но при этом торговая фирма может оказаться заложником разработчиков: стоит программисту уволиться, и знание о ядре программы может быть утеряно. При этом программисты, в силу специфики своих личностных и психологических качеств, не всегда пишут руководства по работе с программой, уповая на свою непосредственную помощь. Но стоит человеку заболеть - и обратиться оказывается не к кому. Стоит отметить и такой фактор как стоимость: обычно собственная программа выходит дороже, чем "массовая".С другой стороны, компания, которая пишет универсальное программное обеспечение и продвигает его, обычно работает со многими клиентами и, таким образом, имеет большой опыт работы, что способствует высокому качеству информационного продукта и снижает его стоимость. Кроме того, имея общие черты, каждый потенциальный клиент уникален по выстраиванию технологии движения товара и применению той или иной торговой системы. Таким образом, универсализм программы никоим образом не снижает возможность ее специализации, а только, наоборот, обогащает и улучшает ее работу. Для выбора программного обеспечения, как известно, следует руководствоваться не принципом "самое дорогое" или "самое дешевое", а правилом "самое подходящее". И определить это руководителю магазина помогут профессионалы в этой области (если такого специалиста нет в торговом предприятии).Основные задачи, которые должны решать автоматизированные системы управления продуктового магазина: • Поддержание достаточной полноты и стабильности ассортимента • Обеспечение предоставления покупателю возможности выбора в любой из предоставленных товарных групп. • Повышение оборачиваемости товарных запасов • Снижение количества низколиквидных товаров • Влияние на лояльность покупателей – создание дисконтных схем, рекомендации системы по выбору дисконтной схемы и анализ эффективности ее введения • Защита от злоупотреблений и воровства персонала• Оперативный и адекватный анализ деятельности предприятия• Предоставление дополнительных услуг. Предлагаемый разнообразный ассортимент в условиях современного рынка - недостаточное условие для привлечения постоянных покупателей. Поэтому дополнительные услуги - например, производство продукции, оплата сотовой связи, работа с банковскими картами и т.д., - предоставляемые покупателю, являются важным конкурентным преимуществом.Важным для работы магазина является наличие квалифицированных операторов и сотрудников, отвечающих за работу торгового зала. От первых зависит точный и корректный ввод данных о товарах, от вторых - оформление зала и выкладка товаров, привлекающая покупателей и облегчающая выбор. Если таких сотрудников в магазине нет, то необходимо провести специальное обучение тех, кто будет этим заниматься.Общая схема работы автоматизированной системы управления продуктовым магазином выглядит следующим образом: На компьютере в офисе или на складе вводится приходная накладная на товары. Для новых товаров оператор заносит в базу их штрих-коды. Если штрих код в базе отсутствует, система генерирует новый уникальный штрих код и распечатывает его на принтер этикеток, что позволяет пользоваться данным штрих-кодом в дальнейшем так же, как и заводским. Затем осуществляется назначение розничных цен, которое может осуществляться как вручную, так и автоматически - согласно заранее сформированной системе наценок на группы товаров и заданным правилам округления продажных цен.После осуществления указанной операции, данные поступают в POS-систему и весы. Весовые товары взвешиваются на специальных весах с печатью этикеток, которые выдают этикетку, содержащую информацию о названии и весе товара. Существует возможность продажи товара, взвешиваемого, по желанию покупателя, на прикассовых электронных весах. При этом весы передают информацию о массе товара непосредственно в POS-систему, без необходимости печати этикеток на такие товары.При сканировании товаров, выбранных покупателем на кассе, система автоматически определяет по штрих-коду название товара, его стоимость, а для весовых товаров так же вес товара. При наличии дисконтных схем касса определяет необходимость назначения автоматической скидки – по времени дня, по дню недели, по дисконтной карте, в зависимости от объема покупки и т.д.Данные о продажах поступают в учетную систему, что позволяет анализировать продажи, остатки и контролировать работу кассиров. В заключениеПри выборе компании – системном интеграторе, необходимо обращать внимание на то, чтобы компания поставляла весь спектр оборудования и программного обеспечения, а также комплекс услуг по внедрению и дальнейшему сопровождению системы. Иными словами, решение возможных проблем в будущем находится в одних руках, а это немаловажно, потому что в случае информационной системы последствия могут быть непредсказуемыми. Вследствие поломок торгового оборудования и вынужденных простоев ежедневно магазины теряют десятки тысяч рублей, а то и долларов. Сломаться может все: сканеры, мониторы, денежные ящики и т.д. и т.п.В компании "АРТО" хорошо знакомы с этими заботами. Поэтому нами разработаны схемы абонентского обслуживания объектов. В рамках выбранного тарифного плана заказчик получает: гарантию выезда сервисного инженера в оговоренные в договоре сроки (в том числе и в выходные, и не в рабочее время), что снижает риск потерь при сбоях в работе Автоматизированной Системы Управления (АСУ) и неквалифицированных действиях персонала заказчика; получение консультационных услуг, что повысит прибыль от использования АСУ; возможность получить в случае технической неисправности торговое оборудование на подмену без дополнительной оплаты, что снизит потери при простое рабочих мест.В заключение - еще несколько слов о выборе собственно технологий торговли. Общепринятым в мире считается мнение о том, что самообслуживание - наиболее рациональный и эффективный на сегодняшний день торговый формат. Это действительно так: он достаточно экономичен в плане затрат на персонал, оптимален с точки зрения использования торговых площадей, возможности расширения ассортимента и представления товара покупателю, а главное - прекрасно разработан методически (в отношении инструментов его маркетинговой, технологической и компьютерной поддержки).Важным моментом также является своевременность принятия решения о переходе на новый формат. Для этого необходимо тщательно отслеживать ближайшее конкурентное окружение. Так, если неподалеку намечается открытие магазина, принадлежащего крупной торговой сети (а это, как правило, случается не в одночасье, а становится известно заранее), то действовать надо незамедлительно. Небольшой продуктовый магазин сможет удержаться и успешно работать рядом с сетевыми супермаркетами только в том случае, если предлагает более высокий уровень сервиса или оригинальные ассортиментные решения. Разумеется, одним из первых мероприятий, которое напрашивается в данном случае, является хороший ремонт помещения, который необходимо использовать именно для перестройки работы - перехода на самообслуживание. При этом следует максимально использовать те "изюминки", которые имелись у данного магазина ранее и помогали ему привлекать покупателей. Например, ими могут оказаться производственный цех, выпускающий свежие полуфабрикаты высокого качества, или мини-пекарня, производящая оригинальную выпечку. Если к этому добавить продуманный ассортимент товаров (а для его формирования необходимы специальные исследования предпочтений покупателей данного района) и формат самообслуживания, помогающий обслуживать людей быстро без очередей, то такому магазину будет не страшно и близкое расположение сетевых гигантов.В небольших магазинах можно применять и некоторые специальные приемы. Некоторые компании (к примеру, "АРТО") предоставляют небольшим магазинам некоторые виды оборудования в аренду. Так, мобильный терминал сбора данных (своего рода мини-компьютер, совмещенный со сканером - устройство недешевое) здесь можно взять в аренду на 1-2 дня (для проведения инвентаризации), что гораздо выгоднее его покупки - ведь в таких торговых предприятиях большую часть времени он не будет востребован.Следует помнить и о том, что информационные технологии, отвечающие всем особенностям работы магазинов самообслуживания, как правило, имеют широкие аналитические возможности, позволяющие определять динамику прибыли по отдельному наименованию, по группе товаров, выделять наиболее продаваемые позиции, а также отслеживать их зависимость от величины торговой наценки, сезонных и многих других факторов. Иными словами, в руках у руководителя оказывается мощный инструмент, дающий возможность снизить издержки (например, от "залеживания" товаров на складе) и увеличить прибыль!